Valkuilen bij het kiezen van een werkplek reserveringssysteem

Wil je gaan werken met een werkplek reserveringssysteem? Dit moet het voor de medewerkers gemakkelijker maken om een plek te vinden. Ook kan je op die manier efficiënter werken en ontmoetingen gemakkelijker maken. Dan is het wel belangrijk om te weten welke aandachtspunten er zijn bij het aanschaffen van een systeem. Zo kan je een werkplek reserveren ook echt gemakkelijk maken. Kijk eens naar de volgende 4 valkuilen.

Niet iedereen is zichtbaar

Het is niet altijd zo dat een werkplek reserveringssysteem open inzicht geeft aan alle gebruikers. Je kan dus bijvoorbeeld wel zien dat een ruimte is besproken, maar niet welke collega dit gedaan heeft. Zo weten de medewerkers dus nog altijd niet van elkaar wie waar is op welk moment. Wil je zorgen dat ontmoetingen gemakkelijker worden? Dan is het belangrijk om een systeem te kiezen dat deze gegevens inzichtelijk maakt. Zoals bijvoorbeeld dat van Reflex-online.com.

Geen specifieke plek te reserveren

Een ander probleem in veel systemen is dat je wel een werkplek kan reserveren, maar dan geen specifieke plek toegewezen krijgt. Het enige wat je kan doen is de capaciteit opvullen. Je moet dan wanneer je eenmaal op kantoor bent nog altijd zoeken naar een vrij bureau. Dit maakt het dus niet direct gemakkelijker en zorgt ook niet voor een hogere productiviteit. Terwijl dit natuurlijk wel het doel van het systeem zou moeten zijn.

Geen plattegrond in de app

Het is ook belangrijk dat er goed inzicht in de beschikbare werkruimtes wordt geboden, bijvoorbeeld met een plattegrond. Zo kunnen collega’s beter zien van elkaar waar ze zitten en waar ze moeten zijn. Dit kan ook handig zijn voor genodigden van buitenaf die komen voor een vergadering of meeting. Deze optie moet dus wel in de software opgenomen zijn. Dit maakt de bruikbaarheid van het systeem ook een stuk groter.

Geen oog voor no-shows

In sommige softwarepakketten is het mogelijk om eindeloos werkplek te reserveren, bijvoorbeeld maanden vooruit. Maar daar wordt dan niets mee gedaan in het geval van een no-show. Waardoor plekken die benut hadden kunnen worden dus leeg blijven. Dit is op te lossen met een maximum aan reserveren in de app. Of door de no-shows beter vrij te geven, bijvoorbeeld met een scanner op de werkplek. Wanneer je dit beter aan elkaar koppelt, dan kan je voorkomen dat er mensen met lege handen staan terwijl er ook lege plekken zijn.