Vergaderen als een pro
Ben jij al een pro geworden in het organiseren en houden van vergaderingen? Als je met een grote groep bent is het soms lastig om een geschikte ruimte te vinden en op een duidelijke manier te communiceren. Om ervoor te zorgen dat je vergadering soepel verloopt, is het handig om rekening te houden met de ruimte, communicatie, notulen en een lunch is ook geen overbodige luxe. Lees hier meer over deze onderwerpen in dit blog.
Vergaderruimte
Als je geen vast kantoor hebt, is het handig om een goede plek te hebben waar je kunt vergaderen. Gelukkig zijn er in elke stad wel een aantal plekken waar je terecht kunt. Met Easymeeting kun je verschillende locaties vinden om je vergadering te houden, geef aan met hoeveel mensen je bent en in welke stad je de vergadering wil houden. Reserveer direct en je kunt direct laten weten aan je collega’s wat de locatie geworden is. Een geschikte ruimte is erg belangrijk voor het comfort en de dynamiek. Een te kleine ruimte zal niet prettig zijn voor een grote groep, dit zorgt vooral voor onrust. Kies daarom voor een geschikte locatie.
Communicatie
De communicatie van een (grote) groep is ontzettend belangrijk. Bij goede communicatie zul je merken dat iedereen zich gehoord voelt en de kans krijgt om zijn of haar mening te geven. Vaak is er één persoon die de vergadering leidt, hij of zij start met een introductie om uit te leggen wat er precies besproken gaat worden. Vervolgens geeft de persoon het woord aan de andere mensen, zodat iedereen een zegje kan doen. Als de leider van de vergadering merkt dat er te veel discussie komt of er van het onderwerp wordt afgestapt is het zijn of haar taak om de draad weer op te pakken.
Notulen
Om ervoor te zorgen dat een vergadering soepel verloopt is niet alleen de communicatie erg belangrijk, het is namelijk ook handig om notulen te maken. Wijs iemand aan die deze taak op zich neemt zodat er aantekeningen kunnen worden gemaakt van wat er precies wordt besproken. Op deze manier zullen jullie niets vergeten en kun je alles later nog een keer op je gemak doorlezen. Notulen kunnen worden getypt of worden opgeschreven, dit kan later worden verzonden naar de groep.
Lunch
Bij lange vergaderingen zijn pauzes essentieel. Op locatie is het dan ook prettig als er een lunch wordt verzorgd, zodat iedereen tot rust kan komen en even kan opladen. Als je zelf een lunch regelt is het handig om rekening te houden met dieetwensen, allergieën en levensstijlen. Denk bijvoorbeeld aan een notenallergie, een glutenvrij dieet of een veganistische levensstijl. Mensen zullen het waarderen als je rekening houdt met dit soort zaken, zodat zij ook kunnen genieten van de lunch.
Conclusie
Vergaderen op een professionele manier doe je door middel van een geschikte locatie, heldere communicatie en het bijhouden van notulen. Zo weet je zeker dat iedereen aan het woord komt en jullie niet vergeten wat er precies was besproken of afgesproken. En een goede lunch zal iedereen een glimlach bezorgen.
