Wanneer stuur je een herinneringsfactuur
Als eigenaar van een MKB-bedrijf bent je ongetwijfeld bekend met de uitdagingen van factuurbeheer. Vooral als een klant niet betaalt. Dit kan uw cashflow beïnvloeden en leiden tot onnodige stress en administratieve lasten. In deze blog lees je meer over stappen die je kunt ondernemen wanneer je in aanraking komt met niet-betaalde facturen.
Een herinneringsfactuur wordt verstuurd als een klant de oorspronkelijke factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn heeft voldaan. De herinnering die wordt gestuurd is een nette aanmaning dat de betaling nog niet is ontvangen. Het is gebruikelijk om een eerste herinnering uit te sturen enkele dagen na het verstrijken van deze termijn.
Wat als je factuur niet wordt betaald?
1. Controleer de factuurgegevens
Zorg eerst dat de factuur niet betaald correct is en naar de juiste persoon of afdeling is verzonden. Een fout in de factuur kan de betaling vertragen. Verifieer dat de factuur alle noodzakelijke details bevat, zoals het juiste bedrag en betaalinstructies.
2. Stuur een vriendelijke Herinnering
Een eenvoudige herinnering factuur kan soms al voldoende zijn om de betaling te stimuleren. Stuur een beleefde email waarin u herinnert aan de openstaand factuur en verzoek om deze te voldoen. Het is belangrijk om professioneel te blijven in uw communicatie.
3. Communiceer
Indien een herinnerings factuur geen resultaat oplevert, probeer dan direct contact te leggen met de klant. Bespreek waarom de factuur wordt niet betaald en probeer samen tot een oplossing te komen. Open communicatie kan vaak misverstanden oplossen.
4. Betalingsregelingen
Als blijkt dat de klant betaald niet vanwege financiële problemen, overweeg dan een betalingsregeling. Dit toont begrip en kan helpen de relatie met de klant te behouden, terwijl u toch uw geld ontvangt.
5. Gebruik een Incassobureau
Wanneer alle pogingen falen en de factuur niet betaald blijft, kan het inschakelen van een incassobureau een laatste optie zijn. Dit is een stap die u kunt overwegen als duidelijk is dat verdere vriendelijke herinneringen en gesprekken niet zullen resulteren in betaling.
Elke ervaring met een klant betaalt niet biedt een kans om uw processen te herzien. Misschien is het nodig om uw factuurvoorwaarden aan te passen of vooraf betalingen te vereisen bij bepaalde klanten.
